Come traslocare un ufficio e Quanto Spendiamo

Traslocare un ufficio da una sede all’altra è un’impresa tutt’altro che facile. Avremo bisogno di un aiuto supplementare, sotto forma di un aiuto da parte dei colleghi, oppure di una ditta di traslochi specializzata. La differenza la fa soprattutto la grandezza dell’ ufficio e la quantità di materiale e mobili da traslocare. Vediamo quali sono i principali passaggi per effettuare un buon trasloco di un ufficio e quanto si spende per un’operazione del genere.

Pianificare il trasloco dell’ufficio:

si devono pianificare gli spostamenti discutendone con gli altri colleghi, coinvolgendo tutti quanti nelle operazioni. Per un piccolo ufficio, avrete bisogno di almeno tre mesi per la preparazione e per uno medio-grande almeno sei-otto mesi. La chiave del successo è iniziare il prima possibile.
Il passo successivo è quello di raccogliere tutte le informazioni sul nuovo spazio. Cercate di acquisire la planimetria del nuovo ufficio per identificare i componenti chiave come le prese elettriche, lo spazio di archiviazione, ecc e, soprattutto, per determinare il nuovo layout dell’ ufficio.

Effettuare anche una lista di potenziali problemi che potremo avere con i nuovi spazi dell’ ufficio come una sala riunioni troppo piccola, la mancanza di finestre, poca o troppa luce ecc…Potrebbe esserci la necessità di assumere falegnami o pittori per la realizzazione di spallette in cartongesso per verniciare, buttar giù pareti ecc.

Raccogliere la squadra addetta al trasloco dell’ ufficio:

Per medi e grandi uffici, vi consigliamo di nominare o chiedere dei volontari che si occupino di coordinare il trasloco. Questo compito potrebbe essere assegnato ad un supervisore o manager che potrà assicurare che ogni dipendente si assumi la responsabilità per l’imballaggio della propria scrivania, dei file e degli oggetti personali. Per i piccoli uffici, si può fare da soli.
La tua squadra può anche contribuire ad identificare eventuali problematiche che si potranno presentare nel nuovo ufficio. E’ un ottimo modo per incorporare altri punti di vista e per raggiungere un consenso totale in caso qualche collega non sia entusiasta del cambiamento.

Tenere riunioni regolari sul trasloco
Nel vostro programma, impostare riunioni periodiche e assicurarsi che i dipendenti siano portati a conoscenza dei nuovi dettagli della riunione. E ‘importante tenere tutti informati sul punto del trasloco in modo da limitare i timori o le preoccupazioni; un trasloco di un ufficio è stressante per tutti i soggetti coinvolti soprattutto se le decisioni non vengono comunicate.

Determinare il tuo budget

Se si dispone di un budget specifico sarà bene effettuare prima un preventivo trasloco per capire quello che si può lasciare nella vecchia sede. Magari scopriremo che è meglio lasciare il nostro vecchio schedario nella sede di origine piuttosto che smontarlo, trasportarlo e rimontarlo nel nuovo ufficio.

Il costo Finale

il costo è piuttosto aleatorio. Il prezzo di un trasloco varia moltissimo e dipende ovviamente da quanto tempo ci si impiega per portarlo a termine e di quanti mezzi i traslocatori devono utilizzare. L’impiego di elevatori, piattaforme ed altro fa lievitare ovviamente il costo. Possiamo parlare di 1000 euro per un piccolo ufficio di 70 mq, come di 10.000 per uno di 1000 mq.

Assegnare i compiti per il nuovo ufficio.

Nominate un responsabile che sarà incaricato di gestire la pianificazione logistica del nuovo ufficio, che comunicherà a tutti, fornitori e clienti, il nuovo indirizzo e che si occuperà delle installazioni e degli allacci di luce, acqua, e linee telefoniche. Contatterà gli specialisti di reti che installeranno e metteranno in comunicazione tutti i Pc.